Представление о всеобщей компьютеризации и распространении электронного оборота документации указывает на то, что бумажные документы сейчас практически отсутствуют, но это не совсем так. Ни один офис, ни одна организация не обходиться без использования бумажной документации, расчетных счетов, накладных, актов проведенных работ, чеков, письменных соглашений и других документов.
Большое количество письменной документации требует ее систематизированного хранения, так чтобы в случае необходимости документы были легко доступны, так сказать под рукой, именно для этого были изготовлены картотеки.
Картотеки и бухгалтерские шкафы считаются основной мебелью современных офисов и кантор, их главное предназначение заключается в складировании различного рода документации. Самый распространенный форма документа А4, поэтому большая часть таких шкафов рассчитана на хранение документации именно такого размера. Габариты, форма и дизайн офисных картотек может быть любой, в общем понятии данная мебель представляет собой стеллаж с встроенными выдвижными ящиками.
Мебель, которая имеет два ящика, называется шкаф, а картотека – это стеллаж, в котором встроены 2-9 ящиков.
Офисный шкаф отличается от картотеки наличием в последней встроенной защиты от опрокидывания, выражается, которая в возможности одновременного открытия лишь одного ящика, а в шкафах можно открыть все ящики сразу.
Картотека это фактически модернизированный шкаф, в ящики этих изделий могут быть встроены электронные, кодовые или ключевые замки. Ящики картотек и шкафов заходят в мебель на всю глубину, более того ящики оснащены металлическими разделительными планками, за счет которых в одном шкафу этой мебели можно удобно хранить различные по габаритам и форме документы.
Нынешняя мебель для офисов изготавливается из дерева и металла, но в качестве древесины используется лишь стружка и опилки, представленные в виде древесноволокнистых и древесностружечных плит. Металлические изделия для офисной мебели выполняют из стали.
Самые практичные картотеки и шкафы, которые изготовлены именно из металла, и объясняется это просто. Ведь изделия из металла являются более прочными к механическим воздействиям, сборке и разборке, а также транспортировке. Такая мебель обладает большим функционалом и неприхотлива в обиходе.
По этим причинам при выборе картотеки или шкафа для офиса лучше остановиться именно на металлическом изделии.
